Organiser un événement Web professionnel : le guide complet

Organiser un événement Web professionnel repose sur quatre piliers : une petite équipe réellement disponible, une structure juridique qui vous rend crédible, un budget sécurisé par les sponsors avant tout le reste et un planning découpé en temps forts. Viennent ensuite le lieu, la billetterie, la communication et la vidéo, et désormais la protection des données, l’accessibilité, le code de conduite et la sobriété.

Le 6 juin 2015 se déroulait à Biarritz la première édition du WPMX Day, une journée de conférences autour de WordPress que j’ai eu le plaisir de coorganiser. Le succès fut au rendez-vous et j’avais partagé ce retour d’expérience pour que vous fassiez de même dans vos contrées respectives. Ce guide le conserve, daté de 2015, et le complète avec ce qui a changé depuis.

Avant de vous lancer

Avant même d’aller plus loin, il m’apparaît essentiel de respecter un ensemble de prérequis.

Constituer une équipe

Pour le WPMX Day 2015, c’est le bureau de l’association qui a porté le projet. Nous étions trois : Noëlle Béronie, notre secrétaire, Mickaël Gris, notre trésorier, et moi-même, président. C’était suffisant : ce qui compte, ce n’est pas le nombre, mais la disponibilité de chacun.

Répartissez-vous les tâches selon vos compétences (budget, communication, développement technique…) et faites appel à des talents extérieurs pour des besoins particuliers (logo, kakémonos…). Agissez en bon directeur des ressources humaines en nommant un chef de projet qui assumera les responsabilités avant, pendant et après l’événement.

Intégrez aussi qu’il vous faudra du temps, énormément de temps, et trouver l’équilibre entre vie personnelle, professionnelle et associative. Il nous est arrivé de consacrer jusqu’à un tiers de notre journée à l’événement. Soyez vigilant !

Créer une structure associative

Il est impensable d’organiser un événement d’ampleur nationale sans structure légale. La raison la plus évidente concerne vos finances : vous allez recevoir l’argent de vos sponsors (en tout cas, je vous le souhaite) et en dépenser beaucoup pour payer la salle, les transports ou l’hébergement. Il vous faut un compte bancaire au nom de l’association. En 2015, je jugeais la carte bancaire superflue, car elle entraînait des frais annuels ; revers de la médaille, vous avancerez de nombreuses factures avant de vous faire rembourser. Soyez rigoureux et prévoyez de la trésorerie personnelle.

L’association loi 1901 se déclare en ligne (téléservice e-création), sur place ou par courrier auprès du greffe des associations, sauf en Alsace-Moselle où le régime diffère. Elle n’obtient la personnalité morale qu’après publication au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise, comme le détaille la fiche de Service-Public.fr sur la déclaration d’une association.

Côté fiscalité, distinguez le mécénat, soutien apporté « sans contrepartie directe », du parrainage, apporté « en vue d’en retirer un bénéfice direct », selon les définitions reprises par Associations.gouv.fr : un sponsor qui paie pour afficher son logo relève du parrainage. D’après la fiche de l’administration fiscale consacrée aux associations, une association à gestion désintéressée dont les activités lucratives ne concurrencent pas le secteur privé, restent marginales et n’excèdent pas 81 051 € pour 2026 n’est pas assujettie à la TVA. Sinon, elle doit pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1^er septembre 2026 et en émettre au plus tard à partir du 1^er septembre 2027 si elle est une petite ou moyenne structure.

Non assujettie, elle ne récupère pas la TVA sur la salle ou le traiteur, car seuls les assujettis redevables de la TVA peuvent la déduire. Chercher à la récupérer vous fait entrer dans une comptabilité plus complexe, souvent confiée à un cabinet… que vous devrez rémunérer. Faites valider votre situation par un expert-comptable avant de signer vos premiers contrats de parrainage.

Une seconde raison est tout aussi importante : la légitimité auprès de vos sponsors, conférenciers, fournisseurs, partenaires et participants. L’association WordPress Meet & eXchange a d’ailleurs attendu deux ans avant d’organiser le WPMX Day, second objectif de nos statuts après celui de fédérer les passionnés de WordPress lors de rencontres locales informelles. Comme en politique, n’oubliez jamais votre base : c’est votre noyau dur qui vous permet d’estimer le nombre potentiel de participants.

WordCamp or not WordCamp ?

La communauté WordPress connaît bien cette appellation, qui désigne les journées de conférences organisées aux quatre coins du monde… mais pas forcément vos participants. Tenez compte de cette différence de perception avec les professionnels du Web et pesez le pour et le contre.

En 2015, nos démarches auprès de WordCamp Central ont vite abouti : en quelques heures, un site était déployé après un entretien positif en visioconférence. Le WP Tech de Nantes, qui avait renoncé à l’appellation, nous a finalement fait changer d’avis, et nous avons stoppé les démarches pour plusieurs raisons :

1. Le code source du site était inaccessible, hors feuille de styles CSS. Un thème par défaut ne permettait pas d’obtenir une image professionnelle sans y passer un temps monstrueux, et cela posait des problèmes pratiques : billetterie, affichage des sponsors, etc. ;
2. La gestion intrusive du budget, le point le plus inacceptable à mes yeux : nous ne pouvions pas rembourser nos orateurs. Un WordCamp se veut local, ce qui dispense de défrayer. Sauf qu’en France, hors Île-de-France, l’échelle nationale s’impose vite pour réunir assez de monde autour de ce qui reste une niche ;
3. L’orientation avant tout communautaire : Paris et Lyon faisaient déjà du communautaire, Nantes du technique. Nous voulions aborder WordPress sous l’angle de l’entreprise et de l’institution publique, auprès de professionnels qui ne proposent pas que cette solution à leurs clients. Pour toucher des pros, il faut une démarche pro : business is business ;
4. L’absence de réponse : malgré plusieurs relances, nos questions envoyées par e-mail après notre validation sont restées sans suite, ce qui donnait à nos yeux une image peu professionnelle de la gestion des WordCamps à l’époque.

Le choix fut vite fait : nous n’aimons pas les contraintes, et l’appellation WordCamp Biarritz allait nous pénaliser plus que nous aider. Quelques heures ont suffi pour trouver un nom : le WPMX Day, la journée de conférences autour de WordPress portée par l’association WordPress Meet & eXchange.

Ce qu’implique le label WordCamp aujourd’hui

Le cadre actuel est décrit dans le guide des organisateurs de WordCamp :

• Finances : le budget est validé par l’équipe Communauté avant toute annonce, et l’argent passe en principe par WordPress Community Support, PBC, structure créée pour être le support financier et juridique des WordCamps. Organiser reste bénévole ;
• Orateurs : selon la page consacrée aux orateurs, intervenir est une contribution bénévole, l’orateur qui se déplace paie ses frais, et il faut viser au moins 80 % d’orateurs locaux ou régionaux ;
• Billetterie : la page sur la vente des billets fixe le prix à 25 dollars américains au plus par personne et par jour, déjeuner compris, et impose l’extension CampTix ;
• Site Web : hébergé sur WordCamp.org, il n’accepte aucun code PHP ou JavaScript personnalisé ; la personnalisation passe par les thèmes installés et le CSS ;
• Données : la FAQ des organisateurs interdit de partager celles des participants, y compris avec les sponsors.

En échange, vous profitez d’un nom connu et de l’appui de l’équipe Communauté, qui encourage depuis 2023 des formats plus ciblés, comme l’explique l’annonce sur la nouvelle génération de WordCamps. Pour un projet communautaire, le label a du sens ; pour un public d’entreprises avec des orateurs venus de toute la France, un événement indépendant reste plus simple. Et pour vous faire la main, voici pourquoi postuler comme orateur à un WordCamp.

Se doter d’outils de travail efficaces

Les préparatifs du WPMX Day ont duré environ six mois : c’est long et, en même temps, très court. Il vous faut des outils pour obtenir l’information instantanément, planifier et coordonner l’équipe. Voici ce que nous utilisions en 2015 et ce que j’en retiens aujourd’hui.

Un tableau de tâches partagé

Nous avons utilisé Trello pour les tâches et le planning. Je ne suis pas fan des outils hébergés dans le nuage, car on ne sait jamais où vont nos données, mais aucune alternative sérieuse ne s’offrait à nous. Je vous conseille ces colonnes : à faire, en cours, en attente de validation, terminé et idées. Trello fut notre centre de contrôle : vous aurez inéluctablement des temps morts, et vous devez pouvoir vous replonger dans le projet en quelques secondes.

Attention : selon la documentation d’Atlassian, un espace de travail gratuit est limité à 10 collaborateurs (membres, invités et invitations en attente), au-delà de quoi les tableaux passent en lecture seule. Avec des bénévoles, la limite arrive vite. Pour garder la main sur vos données, l’application Deck de Nextcloud propose des tableaux de type Kanban sur votre propre serveur.

La visioconférence pour arbitrer

Rien de tel qu’une visioconférence pour arbitrer, fixer les prochaines étapes et humaniser l’organisation. N’oubliez jamais de vous amuser malgré tout ! Nous utilisions Skype, que Microsoft a retiré le 5 mai 2025 au profit de Microsoft Teams Free, selon sa page d’assistance. En open source, Jitsi Meet s’utilise sur meet.jit.si ou s’auto-héberge.

Un espace de fichiers partagé

Nous partagions nos documents avec Cloud Station, l’équivalent de Dropbox sur un NAS Synology : chacun accédait au budget, aux logos des sponsors ou aux factures, sans autre limite de stockage que le NAS, avec synchronisation en tâche de fond et gestion des versions. Synology a mis fin au support de Cloud Station le 30 avril 2021, selon son annonce de fin de vie ; son successeur, Synology Drive, reprend synchronisation, partage par lien avec autorisations et historique des versions. Quel que soit l’outil, soignez les droits : le fichier des inscrits contient des données personnelles.

Un outil d’e-mailing

Pour les e-mails, nous utilisions Direct Mail, une application pour macOS toujours éditée par e3 Software, qui nous permettait de gérer nos envois, de suivre les statistiques et de soigner nos modèles sans maîtriser le HTML. Nous l’avions connectée au serveur d’envoi du VPS du site pour ne pas subir de limites horaires, et son formulaire d’inscription tenait nos visiteurs informés des préparatifs.

Si vous envoyez depuis votre serveur, soignez l’authentification : les consignes de Gmail pour les expéditeurs exigent SPF ou DKIM de tous et, au-delà de 5 000 messages par jour vers Gmail, SPF, DKIM, DMARC et un désabonnement en un clic pour les messages marketing. Sous WordPress, vous pouvez aussi gérer liste et envois depuis l’administration : voyez mon guide pour envoyer une newsletter avec WordPress et MailerPress, l’extension que j’ai cofondée.

Fixer la date et le lieu

6 juin 2015, on débarque à Biarritz

La date du 6 juin s’est vite imposée : une référence à l’histoire, après les ponts interminables de mai et juste avant l’été. Seul bémol : le WordCamp Lyon avait lieu la veille. Un malheureux concours de circonstances, même si les deux événements ont rencontré le succès, pour des raisons différentes à mon sens. Vérifiez donc le calendrier des événements qui visent votre public.

Je suis originaire des Landes, mais le Pays basque est mon deuxième chez-moi, et Biarritz l’une de mes stations balnéaires favorites. La ville s’est imposée pour son prestige et sa facilité d’accès : aéroport relié à Paris en une heure, autoroutes et TGV.

Dans un hôtel 4 étoiles

Nous voulions un lieu avec du cachet. Les salles gratuites ou quasi gratuites ne donnent pas une image professionnelle, sont souvent mal situées et rarement confortables. Nous avons donc retenu le Radisson Blu Hotel de Biarritz :

1. vous déléguez l’accueil à des gens dont c’est le métier ;
2. la salle est conçue pour ce type d’événement : vidéoprojecteur, écrans déportés, sièges confortables, Wi-Fi qui tient la charge pour une centaine de personnes, multiprises, micro sans fil, pointeur laser, éclairage réglable… ;
3. les pauses sont servies à chaque participant tout au long de la journée ;
4. vous n’avez pas à gérer la sécurité : on veille sur vos affaires entre midi et deux ;
5. une salle annexe peut accueillir les interviews vidéo ;
6. vos participants peuvent loger sur place.

J’exclus de la liste une raison propre à cet hôtel : la vue imprenable depuis la terrasse sur le golfe de Gascogne. Prévoyez toujours une surprise : voir le visage des participants s’émerveiller est un pur moment de bonheur ! Aujourd’hui, j’ajouterais deux critères : l’accessibilité du lieu et sa desserte en train.

Élaborer et tenir votre budget

Voici la partie la plus sensible : sans argent, point d’événement. Préoccupez-vous du budget dès le début, ajustez-le selon les rentrées et les imprévus, mais surtout, tenez-le. Mieux vaut finir avec un excédent que manquer d’argent pour les frais de dernière minute. Ne prenez pas de risques insensés !

Suivre recettes et dépenses

Un tableur suffit pour suivre recettes et dépenses, en distinguant montants estimés et réels. Votre trésorier enverra aussi les factures aux sponsors et aux participants si votre billetterie ne les génère pas. Pour vous donner une idée, le budget du WPMX Day 2015 tournait autour de 8 000 à 10 000 euros.

Calculer le coût d’un participant

En 2015, le billet du WPMX Day (30 €) ne couvrait pas tous les frais de la journée : les sponsors comblaient le reste. Faites des projections selon le nombre de participants et distinguez coûts fixes (la salle) et coûts variables (pauses, déjeuner). Le billet doit couvrir les coûts variables, les sponsors les coûts fixes. Compris ?

Vendre les billets et encaisser les paiements

Plusieurs approches coexistent aujourd’hui :

• une plateforme pour associations comme HelloAsso (billetterie, adhésions, dons), financée par les contributions volontaires des payeurs ;
• votre site WordPress avec WooCommerce et l’extension officielle WooCommerce Box Office, qui gère les types de billets, les informations de chaque participant et les e-mails après l’achat, le paiement passant par une passerelle comme Stripe (voir mon tutoriel Stripe pour WooCommerce) ;
• l’extension Event Tickets, avec ou sans The Events Calendar, qui vend des billets par Stripe ou PayPal dès sa version gratuite.

Chaque transaction a un coût : comparez les pages tarifs avant de choisir. En 2015, je mettais déjà en garde contre les frais de PayPal et sa limite d’encaissement de 2 500 €, liée à la lutte contre le blanchiment, dont la levée demandait des formalités. Le principe demeure : la page de Stripe sur ses obligations de connaissance client explique que ses régulateurs l’obligent à collecter des informations sur le titulaire du compte, l’organisation et les personnes qui la contrôlent. Préparez ces justificatifs, prévoyez un tarif adhérent et publiez vos conditions de remboursement avant la mise en vente.

Planifier les quatre temps forts

Appropriez-vous la gestion du temps : votre tableau de tâches suffit, inutile de sortir un diagramme de Gantt. Il y a quatre grands temps forts :

1. L’appel aux sponsors : pour moi, il passe avant l’appel à orateurs. Sécurisez au plus tôt un minimum de budget : sans sponsors, pas d’événement ;
2. L’appel à orateurs : public ou sur invitation, dès que votre budget est un tant soit peu sécurisé ;
3. L’ouverture de la billetterie : le moment le plus critique. Trop tôt, vous détournez des participants qui ne savent pas ce qu’ils feront dans deux semaines ; trop tard, ils ne trouvent plus de transports à tarif avantageux ;
4. La veille, le jour J et le lendemain : prévoyez un planning heure par heure pour toute la logistique.

La maîtrise du temps est, avec le budget, l’une des clés de voûte d’un événement réussi. C’est au chef de projet de veiller à ce que chacun respecte ses engagements, même bénévolement.

Gérer vos partenaires

Sponsors, orateurs, bénévoles, fournisseurs et participants : vous interagirez avec chacun, mais différemment.

Les sponsors

Ce sont eux qui financeront l’essentiel de l’événement. Deux étapes clés :

1. La recherche : pour une première édition, une page avec un formulaire et quelques e-mails ne suffiront pas. On ne vous connaît pas, on ne vous donnera rien. Démarchez comme si vous vendiez un produit : un chef d’entreprise pèse en permanence risques et avantages, et si vous démontrez les bénéfices en termes d’image, c’est gagné. Relancez de façon personnalisée, car un dirigeant est sollicité en permanence (je parle en connaissance de cause) ;
2. La relation privilégiée : choyez vos sponsors. Répondez à leurs questions, éditez les factures, expliquez les niveaux de sponsoring, mais soyez ferme si une demande dépasse le cadre fixé. Prévoyez du temps pour obtenir leurs logos au format vectoriel.

Formalisez chaque partenariat dans une convention qui liste les contreparties (logo, stand, prise de parole) et exclut la liste des participants. Pour le WPMX Day, nous avions offert à nos sponsors (sauf Micro) 60 secondes chrono : à chaque changement d’orateur, un sponsor assis dans le public se présentait, détaillait sa stratégie vis-à-vis de WordPress ou passait un message. C’est très valorisant pour eux et ce fut très apprécié !

Les orateurs

Dans un événement professionnel, veillez avant tout au confort de vos intervenants : qu’ils n’aient à penser qu’à leur conférence. Assurez les navettes avec l’aéroport ou la gare, occupez-vous des repas. Si votre budget le permet, défrayez-les, en totalité ou avec un plafond, en étant extrêmement clair dès le départ : il en va de votre crédibilité. Demandez les justificatifs et remboursez dans la semaine qui suit l’événement.

Plusieurs mois avant, obtenez une biographie, une photo de qualité, et précisez les contours de chaque conférence (interdictions éventuelles, pas d’autopromotion, public visé). J’y ajouterais aujourd’hui une autorisation écrite de captation et de diffusion, des consignes pour des supports accessibles et le code de conduite.

Les bénévoles

Il nous a fallu de l’aide extérieure pour la vidéo, les interviews, le logo, les badges et les roll-ups. Donnez à chaque bénévole une mission claire, un horaire et un référent le jour J, et remerciez-les toujours publiquement : c’est le minimum !

Les fournisseurs

Soyez rigoureux sur les factures et les échéances : un retard vous placerait en position de faiblesse le jour où vous auriez une faveur à demander. Notre organisation en 2015 :

• un hôtel Ibis près de l’aéroport pour les orateurs non locaux et une partie de l’équipe (une demi-douzaine de chambres). Choisissez un hôtel calme, bien noté, dont vous connaissez les prestations et doté d’un parking accessible ; le centre-ville, difficile d’accès ou bruyant, est souvent à proscrire ;
• le Radisson Blu Hotel pour la salle, le petit-déjeuner et la pause de la matinée en terrasse, l’un des postes les plus élevés, avec des arrhes à verser. Entretenez de bonnes relations avec l’hôtel et payez en temps et en heure pour affirmer votre crédibilité ;
• Les Terrasses pour le déjeuner : un repas complet, point souvent négligé alors que c’est le moment idéal pour échanger (d’où le nom de notre association). Ce restaurant adjacent, capable d’accueillir 100 personnes en 1 h 30 environ, a assuré royalement : assiette serrano, confit de canard et frites, gâteau basque, café et vin compris.

Identifiez en amont les personnes végétariennes, intolérantes ou allergiques : une allergie étant une donnée de santé, je vous explique plus bas comment la recueillir.

Les participants

C’est l’inconnue de l’équation : impossible de prévoir leur nombre, et ce sont eux qui feront votre succès. Nous étions environ une centaine pour notre première édition, notre objectif au vu de la cible et de la thématique.

Le jour J, soyez à l’écoute. La climatisation est trop forte ? Appelez le technicien. Le Wi-Fi ? Remettez le coupon avec les identifiants. « Je suis végétarien » ? Voyez avec les cuisines. Satisfaire les demandes dans la mesure du possible relève de votre responsabilité. En amont, envoyez l’adresse précise, les horaires, le programme et les moyens de venir en train ou en covoiturage : votre public a besoin de se projeter. Après l’événement, une enquête de satisfaction anonyme permet à la majorité silencieuse de s’exprimer.

Protéger les données des participants

Le RGPD, entré en application le 25 mai 2018, ne s’appliquait pas encore lors du WPMX Day. Votre association est responsable des noms, e-mails, régimes alimentaires ou photos qu’elle collecte, et le guide RGPD de la CNIL pour les associations est le bon point de départ. Mes recommandations pour un formulaire d’inscription :

• minimisez : selon la CNIL, les données doivent avoir un lien direct avec l’objectif poursuivi et lui être nécessaires ;
• informez sur la finalité, la durée de conservation, les destinataires et l’exercice des droits ;
• traitez à part les données de santé : une allergie est une donnée sensible, dont l’utilisation suppose en principe le consentement explicite. Rendez le champ facultatif et réservez-en l’accès aux personnes chargées de la restauration ;
• respectez la finalité annoncée : pour annoncer la prochaine édition, prévoyez une case d’abonnement distincte plutôt que de réutiliser la liste ;
• ne cédez pas la liste à vos sponsors : la CNIL exige le consentement des personnes pour transmettre leurs coordonnées à des partenaires à des fins de prospection par e-mail ;
• limitez conservation et accès : après l’événement, supprimez ce qui ne sert plus (hors obligations comptables) et retirez les accès des bénévoles.

Pour la mise en œuvre sur WordPress, voyez mon guide pour mettre un site WordPress en conformité avec le RGPD.

Rendre l’événement accessible

Les recommandations du W3C pour des présentations et des événements accessibles donnent une base solide :

• le lieu : vérifiez entrées, toilettes et stationnement. Les établissements recevant du public doivent tenir un registre public d’accessibilité depuis le 22 octobre 2017 : consultez-le avant de signer ;
• l’inscription : demandez aux participants et aux orateurs leurs besoins d’accessibilité ;
• les supports : diapositives lisibles depuis le fond de la salle, contrastées, sans animations gênantes, visuels décrits oralement, et transmis à l’avance aux interprètes ou sous-titreurs ;
• le son : tout le monde parle au micro et l’orateur répète les questions du public ;
• les vidéos : sous-titrez celles que vous publiez.

Publier un code de conduite

Absent de mon guide de 2015, le code de conduite est aujourd’hui obligatoire pour un WordCamp, comme le rappelle le script d’orientation des organisateurs. Le modèle des WordCamps, qui s’applique aux participants, orateurs, sponsors et bénévoles, est une bonne base pour un événement indépendant :

• publiez-le dès l’annonce de la date, avec les coordonnées des personnes à contacter ;
• rappelez-le en ouverture de journée et indiquez où s’adresser en cas de problème ;
• formez au moins une personne à recevoir un signalement ;
• prévoyez les suites, jusqu’à l’exclusion sans avertissement ni remboursement, et consignez chaque incident.

Il s’applique aussi aux soirées : l’équipe doit pouvoir y aider rapidement et discrètement une personne qui ne se sent pas en sécurité.

Savoir communiquer

Informer, informer, informer : compris ?

Concevoir le site Web

Mickaël et moi-même étions développeurs WordPress depuis de nombreuses années : nous avons créé un site complet sur 2015.wpmx.org, avec notre propre thème, WooCommerce et quelques extensions comme ACF Pro. Si vous n’êtes pas technicien, recrutez vite des développeurs. Un site d’événement n’est jamais terminé : il manque toujours une information importante.

Soignez le design et confiez le logo à un professionnel, comme Marina Mourguiart l’est : le site est le seul support dont vous maîtrisez réellement le contenu, contrairement aux réseaux sociaux. Prévoyez le multilingue si vous visez l’international, et appliquez au site les mêmes exigences d’accessibilité qu’au lieu. Pensez enfin au référencement et au netlinking. Le balisage schema.org Event est possible, mais la documentation de Google sur les données structurées d’événement ne cite ni la France ni le français parmi les régions et langues où ce résultat enrichi est disponible.

Badges et autres supports imprimés

Les supports imprimés valorisent vos sponsors et votre image. Prévoyez un badge par participant, en distinguant si possible orateurs, sponsors, presse et organisateurs : dans la vraie vie, un avatar ne suffit pas pour se reconnaître. Les badges servent aussi à contrôler l’accès aux salles et au restaurant. Et trouver des tours de cou n’est pas chose aisée : prenez de l’avance.

Pour les kakémonos, anticipez fabrication et livraison : rassembler les logos au format vectoriel et en CMJN vous fera vite perdre plusieurs jours. Le recours à un professionnel est une évidence : Lucile Bouriaud nous avait assistés avec gentillesse et rigueur. Prévoyez aussi du temps pour réceptionner les goodies et les transporter sur place.

Du bon usage des réseaux sociaux

Les réseaux sociaux font du « bruit », mais ne vous y cantonnez pas : l’e-mail reste le canal incontournable. En 2015, nous misions sur Facebook et Twitter ; aujourd’hui, choisissez les réseaux où se trouve votre public (LinkedIn, X, Mastodon, Bluesky, groupes locaux). Partant de zéro, animer un compte est chronophage : peu de temps à la fois, mais souvent. Ce fut la mission de Noëlle, notre secrétaire, spécialisée en webmarketing.

Informer la presse et les élus

La presse locale couvre volontiers ce type d’événement, qui donne une image positive de la ville : c’est un partenaire qui renforce votre crédibilité. Les élus sont eux aussi sensibles aux événements qui font rayonner leur territoire : informez-les, même s’ils ne se déplacent pas. Cela aide au bouche-à-oreille et facilitera une demande de subvention pour une deuxième édition. Le WPMX Day ciblant les institutions publiques, nous avions tissé des contacts intéressants avec les élus locaux. Faites de même !

Filmer, diffuser et photographier

Filmer votre événement

La captation vidéo fut loin d’être évidente jusqu’à la dernière minute. En 2015, plus personne n’utilisait de caméscope, mais filmer des heures au téléphone nous semblait impensable et faire appel à un professionnel demandait un budget conséquent : nous avons acheté un caméscope HD, à amortir sur les événements suivants. Un pied est indispensable (même si nous avons égaré le nôtre). Prévoyez plusieurs cartes mémoire et un ordinateur avec plusieurs dizaines de gigaoctets libres pour vider les rushs à la mi-journée.

Confier la captation à un bénévole dédié est une obligation. Merci encore à Olivier Gobet, car ce n’est pas de tout repos : il faut notamment s’assurer que le son est bien enregistré. Reste ensuite le montage, long lui aussi : titres, logos des partenaires, mise en ligne. Là encore, merci à Olivier !

Le guide de démarrage rapide des vidéos de WordCamp résume les bonnes pratiques : se brancher sur la table de mixage du lieu ou installer un micro sans fil, contrôler le son au casque, filmer en paysage, marquer une pause entre deux conférences, faire signer une autorisation aux orateurs et récupérer les liens de leurs supports. Les vidéos de WordCamp sont publiées sur WordPress.tv, dont les règles de publication imposent le respect de la marque WordPress et de la licence GPL. Vos vidéos permettront aux participants de revoir la journée, donneront envie de venir à la prochaine édition et nourriront votre communication pendant des semaines.

Diffuser en direct

Le direct touche ceux qui n’ont pas pu venir. Sur YouTube, l’aide sur le streaming en direct impose une chaîne validée et l’absence de restriction de diffusion en direct au cours des 90 derniers jours : vérifiez-le tôt. OBS Studio, gratuit et open source, sert à enregistrer comme à diffuser. Comptez une personne à plein temps, une connexion filaire fiable et un test la veille. Prévenez vos orateurs, et n’utilisez que des musiques libres de droits, du domaine public ou sous licence Creative Commons, comme l’exige le guide des WordCamps.

Réaliser des interviews des orateurs

Les intervenants sont les stars de la journée : prolongez l’aventure avec une interview dans une salle réservée. L’atmosphère intimiste peut valoir un scoop, la conversation se centre sur l’orateur plutôt que sur sa conférence, et vous avez de la matière pour communiquer pendant des semaines. Confiez l’exercice à une personne dédiée : en 2015, je recommandais Déborah Donnier.

Des photos pour immortaliser la journée

Rien ne vaut un photographe professionnel comme Arnaud Legue pour capturer les meilleurs instants : cherchez un partenaire local, sans vous priver de vos propres photos. Le guide de la CNIL pour les associations rappelle que les personnes photographiées doivent autoriser la captation et l’utilisation de leur image pour des raisons précises, de préférence par écrit. En pratique : une mention claire sur la page d’inscription (le guide des WordCamps demande d’y publier la politique d’enregistrement), une autorisation signée par les orateurs et un moyen simple de ne pas apparaître, comme un tour de cou d’une autre couleur.

Réduire l’empreinte de l’événement

La page de l’ADEME sur l’événementiel responsable indique, d’après le rapport « Décarbonons la culture ! » de The Shift Project, que 79 % de l’impact carbone est dû au transport des personnes et à la logistique, exemple d’un grand festival à l’appui. Pour un événement national, les déplacements restent le premier levier :

• un lieu desservi par le train, avec les horaires utiles sur le site ;
• une billetterie ouverte assez tôt pour réserver son train, et un espace de covoiturage ;
• un traiteur local et de saison, avec des quantités ajustées aux inscrits confirmés ;
• peu de goodies, utiles, et des badges récupérés à la sortie ;
• un programme en ligne et des supports sans date, réutilisables.

La norme ISO 20121:2024 définit les exigences d’un système de management de la durabilité des événements : surdimensionnée pour une première édition associative, elle offre un cadre si votre événement grandit.

Les before et les after

La soirée des orateurs et des sponsors

C’est le moment privilégié pour rencontrer orateurs et sponsors. Choisissez un bon restaurant dans un cadre sympathique, avec un apéritif collectif. Ce type de soirée coûte cher : négociez le prix par personne avec un menu commun (nous avions le choix entre viande et poisson). Ne vous couchez pas trop tard, et organisez le transport de tous les convives.

L’after

Si vous envisagez une soirée après l’événement :

1. tâtez le terrain : après une journée entre professionnels, beaucoup préféreront leurs proches, surtout si, comme nous, vous organisez un week-end et que certains viennent en famille ;
2. faites payer : en 2015, une vingtaine d’euros par personne me semblait un minimum, presque le prix du billet de la journée, ce qui n’est pas toujours évident à justifier ;
3. c’est autant d’organisation que la journée elle-même, et vous n’en aurez peut-être ni la force ni l’envie ;
4. séparez son budget de celui de la journée : c’est un plus, pas l’essentiel.

Nous avions proposé à celles et ceux qui le souhaitaient un verre de sangria à la côte des Basques. Plaisir des yeux avant tout ! La soirée s’est prolongée en comité restreint avec une partie de l’équipe, les orateurs et des amis… ce qui s’est passé ensuite ne vous regarde pas.

Ressources complémentaires

• chez Very French Trip, le podcast consacré à l’animation locale de WordPress et à l’organisation de meetups (2015) ;
• sur WordPress.tv, la conférence de Daniel Roch « Organiser un événement WordPress » au WordCamp Paris 2015, avec ses diapositives.

Vous préparez un événement et cherchez un intervenant pour parler de WordPress ? Je présente mes interventions sur ma page consacrée aux conférences.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de conférences ?

Pour le WPMX Day 2015, environ six mois, avec une équipe de trois personnes qui y consacrait parfois un tiers de ses journées. Respectez la séquence : sponsors, appel à orateurs, puis billetterie.

Faut-il créer une association pour organiser un événement ?

Pour un événement de cette ampleur, oui : il vous faut un compte bancaire, la capacité de facturer vos sponsors et une légitimité auprès de vos partenaires. Faites valider le régime fiscal de l’association (TVA, facturation électronique) par un expert-comptable.

Peut-on appeler son événement WordCamp ?

Uniquement dans le cadre fixé par l’équipe Communauté de WordPress : budget validé par elle, site sur WordCamp.org, billet à 25 dollars américains au plus par jour, orateurs bénévoles et majoritairement locaux. Sinon, choisissez votre propre nom, comme nous avec le WPMX Day.

Peut-on transmettre la liste des participants aux sponsors ?

Pas sans leur consentement : la CNIL l’exige pour une transmission à des partenaires à des fins de prospection par e-mail, et les WordCamps interdisent ce partage. Proposez plutôt une prise de parole ou un stand, et laissez les participants aller vers les sponsors.