Organiser un événement Web professionnel : le guide complet

Avant de vous lancer

Avant même d’aller plus loin dans l’organisation de votre événement, il m’apparaît essentiel de respecter un ensemble de pré-requis.

Constituer une équipe

Pour le WPMX Day 2015, c’est le bureau de l’association qui a porté le projet. Nous étions donc 3 personnes (Noëlle Béronie notre secrétaire, Mickaël Gris notre trésorier et moi-même le président) ce qui est suffisant. Il n’est pas nécessaire d’être nombreux, ce qui compte c’est le niveau de disponibilités de tout un chacun.

Répartissez-vous les tâches en fonction de vos compétences (budget, communication, développement technique…) et faites appel à des talents extérieurs au groupe pour des besoins particuliers (conception du logo, réalisation des kakémonos…).

Agissez en bon directeur des ressources humaines en nommant un chef de projet qui assumera les différentes responsabilités avant, pendant et après l’événement.

De plus, intégrez à l’esprit qu’il vous faudra du temps, énormément de temps. Il s’agira de trouver l’équilibre entre votre vie personnelle, professionnelle et associative. Dans notre cas, il nous est arrivé de passer jusqu’à 1/3 de notre journée aux aspects liés à l’événement. Soyez vigilant !

Créer une structure associative

Il est impensable d’organiser un événement d’ampleur nationale sans disposer au préalable d’une structure légale.

La raison la plus évidente concerne la gestion de vos finances : vous allez réceptionner beaucoup de dons de la part de vos sponsors – en tout cas je vous le souhaite, mais également en dépenser beaucoup pour payer vos différents fournisseurs (location de la salle, frais de transports et d’hébergement…). Il vous faut donc un compte en banque avec le chéquier qui va bien !

Disposer d’une carte bancaire n’est pas une nécessité et cela vous évitera des frais annuels inutiles. Toutefois, cela sous-entend que vous devrez personnellement régler de nombreuses factures de votre poche pour vous faire ensuite rembourser par l’association. Soyez rigoureux et prévoyez de la trésorerie sur votre comptabilité personnelle.

Renseignez-vous également pour récupérer la TVA : par défaut, une association loi 1901 ne peut pas récupérer la TVA. A voir s’il ne serait pas judicieux de faire les démarches afférentes. Toutefois, vous risquez de tomber dans une logique comptable plus complexe nécessitant le recours à un cabinet comptable… que vous devrez rémunérer.

Une seconde raison toute aussi importante : la question de la légitimité ! Vous devez vous montrer crédible auprès de l’ensemble des intervenants qui vont prendre part au projet. Crédibilité auprès de vos sponsors, de vos conférenciers, de vos fournisseurs, de vos partenaires et bien entendu de vos participants. Ne négligez pas cet aspect !

Dans le cadre de l’association WordPress Meet & eXchange, nous avons attendu 2 ans avant d’organiser le WPMX Day. C’était d’ailleurs le second objectif publié dans nos statuts, le premier étant de fédérer les utilisateurs passionnés de la technologie WordPress sous la forme de rencontres informelles au niveau local.

Comme en politique, n’oubliez jamais votre base : c’est votre noyau dur qui vous permet déjà d’estimer le nombre potentiel de participants.

WordCamp or not WordCamp ?

Les membres de la communauté WordPress connaissent bien cette appellation qui désigne les journées de conférences organisées aux quatre coins du monde en lien avec cette plateforme… sauf que ce n’est pas forcément le cas de vos participants. Vous devez tenir compte de la différence de perception entre, d’une part, la communauté et, d’autre part, les professionnels du secteur du Web.

Par ailleurs, comme pour chaque décision stratégique, vous devez peser le pour et le contre et estimer si, en fonction de votre situation, l’appellation WordCamp est une bonne chose ou non.

Nous concernant, nous avions dans un premier temps souhaité nous faire notre propre avis sur la question. Les démarches préliminaires auprès de WordCamp Central se sont montrés rapidement concluantes quand à notre propension à organiser un WordCamp. En quelques heures, un site était d’ores et déjà déployé après un entretien positif en visioconférence.

Le WP Tech de Nantes nous a finalement fait changer d’avis en choisissant de ne pas utiliser l’appellation WordCamp. Daniel a partagé sur son blog les principaux écueils liés à son utilisation. Toutefois, nous voulions nous forger notre propre avis… et nous avons rapidement stoppé les démarches pour plusieurs raisons que voici :

1. Le code source du site Web est inaccessible à l’exception de la feuille de styles CSS : soyons clair, un thème WordPress par défaut aussi bien codé soit-il ne permet pas d’obtenir une image professionnelle à moins d’y passer un temps monstrueux… et encore. Quand vous êtes développeur WordPress, ça passe mal non seulement pour des aspects liés au design mais aussi et surtout pour des questions pratiques : billetterie, affichage des sponsors, etc. ;
2. La gestion intrusive dans votre budget : sans doute le point le plus inacceptable à mes yeux. Vous ne pourrez pas gérer votre comptabilité comme vous l’entendez ! Pour être clair, vous ne pouvez pas rembourser vos orateurs (transport, hébergement, restaurants). C’est une vision très américaine d’une réalité qui n’existe pas en France : l’absence de zones urbaines de plusieurs millions d’habitants (à l’exception de l’Île-de-France). Un WordCamp se doit d’être local : participants et orateurs, ce qui ne nécessite pas de défrayer. Sauf que chez nous, l’échelle nationale est tout de suite incontournable pour organiser un événement sur ce qui constitue tout de même une niche malgré la popularité de WordPress ;
3. L’orientation d’un WordCamp est avant tout communautaire : nous ne souhaitions pas nous positionner sur un événement communautaire (Paris et Lyon le font déjà) ou technique (Nantes avec le WP Tech) mais nous différencier en abordant WordPress sous l’angle de l’entreprise et de l’institution publique. Notre objectif étant d’aller porter notre CMS favori auprès d’un public de professionnels du Web qui ne propose pas exclusivement cette solution à ses clients – loin s’en faut, et qui n’attache pas forcément plus d’importance que cela à tous ces aspects communautaires de type WordCamp. Pour toucher des pros, il faut avoir une démarche pro car business is business ;
4. L’absence de réponse : tous ces points ont été soumis par e-mail suite à notre validation pour avoir des précisions avant de nous lancer. Malgré plusieurs relances, nos mails sont restés sans réponse. Ce n’est pas concevable à nos yeux et cela dégage une image non professionnelle de la gestion des WordCamps de la part d’Automattic ;

À partir de là, le choix fut vite fait.

Nous n’aimons pas les contraintes : l’appellation WordCamp Biarritz allait nous pénaliser plus que nous aider dans notre organisation.

Quelques heures de réflexion ont suffit pour trouver un nom à l’événement, ce serait donc le WPMX Day : la journée de conférences autour de WordPress portée par l’association WordPress Meet & eXchange.

Le mode d’emploi

Vous êtes fin prêts pour organiser votre événement ? Votre équipe est constituée, votre association locale a su fédérer un groupe de membres fidèles, vous avez défini si vous optiez ou non pour l’appellation WordCamp ? Alors, en avant !

Se doter d’outils de travail efficaces

Les préparatifs du WPMX Day ont duré 6 mois environ : c’est long et en même temps très court. Et comme pour n’importe quel autre projet, vous devez utiliser les bons outils c’est-à-dire ceux qui vous permettront d’obtenir l’information instantanément, de planifier efficacement les tâches restant à accomplir ou encore de coordonner votre équipe.

Voici ce que nous avons utilisé, à vous de faire votre choix parmi ceux qui conviennent à vos besoins.

Trello pour la gestion de tâches

Nous avons utilisé Trello pour les aspects gestion de tâches et planning. C’est un outil gratuit que je vous invite vivement à tester. À titre personnel, je ne suis pas fan des outils hébergés dans le nuage car nous ne savons réellement jamais où vont nos données mais force est de reconnaître qu’aucune alternative sérieuse ne s’offrait à nous dans ce cas là.

Il est très facile d’assigner des tâches à des utilisateurs préalablement invités dans votre tableau de bord. Je vous conseille également de créer les colonnes suivantes : à faire, en cours, en attente de validation, terminé et idées. L’interface fonctionne essentiellement en glisser / déposer et une application pour les tablettes et autres téléphones intelligents est disponible.

Trello fut notre centre de contrôle : sur la durée, il est très facile de se remémorer ce qu’il reste à faire et de ne rien oublier. Vous aurez inéluctablement des temps morts au cours des 6 mois et vous devez être en mesure de vous replonger dans le projet en quelques secondes.

Skype pour la coordination

Rien de tel qu’une réunion en visioconférence pour arbitrer sur des points qui nécessitent une discussion orale, de fixer les prochaines étapes ensemble ou encore d’humaniser l’organisation d’un tel événement. N’oubliez jamais de vous amuser malgré tout !

Cloudstation, un équivalent Dropbox chez Synology

Vous connaissez Dropbox, le système de partage de documents hébergé dans le nuage ? Et bien, Cloudstation c’est la même chose mais sur votre NAS Synology et en mieux. Un tutoriel est disponible chez Protuts – site que j’ai fondé avant WordPress Channel pour la petite histoire.

Vous créez un dossier partagé, vous donnez les droits de lecture et d’écriture aux autres membres de l’équipe et dès lors chacun peut accéder aux documents essentiels : budget, logos des sponsors, factures, etc.

Pas de limite de stockage, synchronisation en tâche de fond, versioning et multi-plateforme : tout simplement incontournable !

Direct Mail pour l’e-mailing

Pour l’envoi de mails, nous utilisons l’excellent Direct Mail disponible sous Mac OS X. Il vous permettra de gérer vos e-mailings de façon professionnelle, obtenir des statistiques avancées et créer des design de qualité sans forcément maîtriser le HTML.

Dans notre cas, nous l’avons connecté au serveur d’envoi du VPS du site Web de l’événement pour ne pas avoir de limites horaires sur le volume de mails. Autre point fort, Direct Mail permet d’intégrer facilement le formulaire d’inscription sur votre site pour offrir à vos visiteurs la possibilité d’être informé des évolutions de vos préparatifs.

Fixer la date et le lieu

Maintenant que vous disposez des bons outils, il vous faut choisir une date et un lieu.

6 juin 2015, on débarque à Biarritz

La date du 6 juin s’est rapidement imposée : référence à l’histoire tout d’abord, située après les ponts interminables du mois de mai et juste avant l’été, que du bonheur. Bon le bémol reste le fait que le WordCamp Lyon fut le 5 soit la veille du WPMX Day : c’est un malheureux concours de circonstances qui a conduit à choisir des dates si proches. Néanmoins, les deux événements ont rencontré le succès et ce, pour des raisons différentes à mon sens mais que je ne détaillerai pas ici.

Dans un hôtel 4 étoiles

Je suis originaire des Landes, mais le Pays Basque est mon deuxième chez moi. Et Biarritz est l’une de mes stations balnéaires favorites. Le choix de la ville s’est donc imposé de lui même pour son côté prestigieux mais également pour sa facilité d’accès : aéroport qui relie Paris en une heure, autoroutes et TGV.

Quand au lieu à proprement parler, nous recherchions un endroit avec du cachet. Les salles gratuites ou quasi-gratuites ne donnent pas une image professionnelle, sont souvent mal situées et rarement confortable. C’est pourquoi, nous avons rapidement identifié le Radisson Blu Hotel de Biarritz comme un partenaire clé et ce, pour les raisons que voici :

1. Vous déléguez la gestion de la salle à des gens dont c’est le métier de vous accueillir dans les meilleures conditions possibles ;
2. Vous disposez d’une salle conçue pour ce type d’événement : rétro-projecteur, écrans de télévision déportés à mi-salle, sièges confortables, WIFI qui tient la charge pour une centaine de personnes, multiprises pour les ordinateurs, micro sans-fil, télécommande avec pointeur laser, éclairage d’ambiance réglable, etc. ;
3. Vous pouvez proposer des pauses déjeuners tout au long de la journée qui seront servies à chaque participant ;
4. Vous n’avez pas à gérer la sécurité du lieu car on veille sur vos affaires entre midi et deux ;
5. Vous pouvez louer une salle de presse pour réaliser des interviews vidéos dans de bonnes conditions ;
6. Vous offrez la possibilité de façon indirecte à vos participants de prendre une chambre à l’hôtel sur le lieu de l’événement ;

Une autre raison mais que j’exclue volontairement de la liste car cela est spécifique à cet hôtel : la vue imprenable en terrasse sur tout le Golf de Gascogne. Il faut toujours prévoir une surprise pour vos participants et c’est toujours un pur moment de bonheur que de voir leur visage s’émerveiller à l’annonce de celle-ci ! 🙂

Élaborer votre budget

Nous arrivons à la partie la plus sensible, celle du budget ! Sans argent, point d’événement.

La constitution d’un budget est un des éléments clés de votre réussite. Vous devez vous en préoccuper dès le début, l’ajuster en fonction des rentrées d’argent et des dépenses imprévues mais surtout, le tenir ! Ne déviez pas d’un iota : il vaut mieux finir avec un excédent que dépenser inutilement de l’argent dont vous aurez besoin pour couvrir des frais de dernière minute. Ne prenez pas de risques insensés !

Concrètement, un logiciel de tableur vous permettra de gérer d’un côté vos recettes et de l’autre vos dépenses. Subdiviser le tout à nouveau entre d’un côté, les recettes estimées et les recettes réelles. Idem pour vos dépenses.

Autre conseil : calculer le coût d’un participant. Je m’explique : les frais d’entrée (30 € pour une place au WPMX Day) ne permettent pas de couvrir l’intégralité des frais pour la journée et c’est l’apport financier de vos sponsors qui va combler le reste. Il est donc important de garder cela en mémoire et de faire des projections en fonction du nombre de participants. Prenez garde également aux frais bancaires : Paypal c’est pratique pour prendre en charge les cartes bleues mais cela représente un coût. Il existe aussi la fameuse limite des 2 500 € censée lutter contre le blanchiment d’argent. Supprimer cette limite va nécessiter des formalités supplémentaires de votre côté, mais pas d’inquiétudes car le service client est plutôt sympathique.

Enfin, distinguez les coûts fixes des coûts variables. Ainsi, le coût de location de la salle est un coût fixe mais les pauses déjeuners et le restaurant du midi vont dépendre du nombre de participants. On peut alors considérer que le billet d’un participant doit couvrir les coûts variables et les sponsors les coûts fixes. Compris ?

Votre trésorier jouera un rôle important et sera également responsable de l’envoi des factures aux sponsors et aux participants si le système ne le gère pas automatiquement.

Pour vous donner une idée, le WPMX Day c’est environ 8 à 10 000 euro de budget.

Le planning

Vous devez vous approprier la gestion du temps et là encore Trello est très utile comme outil de planification. Inutile de sortir un Gantt par exemple…

Il y a en réalité 4 grands temps forts au cours des préparatifs :

1. L’appel aux sponsors : pour moi, il passe avant l’appel à orateurs. Il faut sécuriser dès que possible un minimum votre budget. C’est primordial : sans sponsors, pas d’événements ;
2. L’appel à orateurs : appel public et / ou par sélection à vous de choisir mais il doit intervenir dès lors que vous avez sécurisé un tant soi peu votre budget ;
3. L’ouverture de la billetterie : c’est le moment le plus critique. Une ouverture précoce détournerait vos participants dont la plupart de ne savent pas ce qu’ils feront dans 2 semaines. À contrario, une ouverture tardive empêcherait de nombreux participants de réserver leurs transports à des tarifs avantageux. Prévoyez un tarif spécial pour les adhérents de l’association ;
4. La veille, le jour J et le lendemain : pour ces 3 jours, un planning heure par heure est à prévoir pour gérer tous les aspects logistiques ;

La maîtrise du temps, au même titre que votre budget, constitue une des clés de voûtes de l’organisation d’un événement réussi. Et c’est au chef de projet de faire en sorte que chaque membre de l’équipe respecte ses engagements même dans un cadre bénévole.

Les partenaires

Nous allons aborder ici la gestion de vos partenaires qui sont de plusieurs types : les sponsors, les orateurs, les bénévoles, les fournisseurs et enfin les participants. Vous serez amené à interagir avec eux de façon régulière mais de façon différente. Quelques conseils pour éviter les déconvenues.

Les sponsors

On l’a dit, ce sont eux qui vont financer en grande partie l’événement. On distinguera 2 étapes clés :

1. La recherche de sponsors : s’il s’agit de votre première édition, n’escomptez pas obtenir de l’argent rien qu’en ouvrant une page sur votre site avec un formulaire et en envoyant quelques mails. On ne vous connait pas et on ne vous donnera rien. Il faut absolument adopter une démarche pro-active comme si vous vendiez un produit à une entreprise. Un chef d’entreprise évalue en permanence quels sont les risques et les avantages : si vous démontrez les bénéfices en termes d’images pour son entreprise alors c’est gagné. N’oubliez pas non plus de les relancer de façon personnalisée car dirigez une boite c’est avoir l’esprit sollicité et votre événement n’est sans doute pas leur préoccupation première – je parle ici en connaissance de cause ;
2. La relation privilégiée à entretenir avec eux : vous devez choyer vos sponsors. Soyez disponibles pour répondre à toutes leurs questions, pensez à éditer les factures pour la réception des dons, expliquer bien les distinctions entre les différents niveaux de sponsoring mais soyez fermes si certaines demandes dépassent le cadre fixé au préalable. Prévoyez du temps pour obtenir les logos dans un format vectoriel pour l’impression et le Web ;

Pour le WPMX Day, nous avons offert à nos sponsors (sauf Micro) de disposer d’un interstice de 60 secondes chrono pour parler de leur société. Autrement dit, à chaque changement d’orateurs, nous avons comblé le vide provoqué en donnant la parole à un sponsor assis dans le public pour se présenter, détailler sa stratégie vis-à-vis de WordPress, faire passer un message aux participants, etc. C’est extrêmement valorisant pour eux et ce fut très apprécié !

Les orateurs

S’il y a bien quelque chose d’important dans la tenue d’un événement à caractère professionnel, c’est bien de veiller au confort de vos intervenants !

Mettez-vous à leur place et faites en sorte qu’il n’ait à penser à rien si ce n’est à la seule préparation de leurs conférences respectives. Assurez les navettes entre l’hôtel et l’aéroport ou la gare, occupez-vous des repas… bref répondez à toutes leurs attentes dans la mesure du possible.

Si votre budget vous le permet, défrayez vos orateurs soit en totalité, soit en partie en fixant un plafond de dépenses maximum. Soyez extrêmement clair avec eux dès le départ : si vous remboursez les frais, vous ne pourrez pas déroger à cela car il en va de votre crédibilité. Demandez les justificatifs qui s’imposent pour votre compatibilité et procédez au remboursement dès que l’événement est terminé, c’est-à-dire la semaine qui suit.

Plusieurs mois avant, obtenez de leur part une biographie et une photo de qualité et spécifiez les contours de leurs futures conférences (interdictions éventuelles, pas d’auto-promotion, cible, etc.).

Les bénévoles

Comme je l’expliquais plus haut, vous aurez besoin de faire appel à des talents externes à votre équipe pour accomplir certaines tâches. Dans notre cas, nous avons eu besoin d’aide pour la captation et le montage vidéo, la réalisation d’interviews, la création du logo ou encore la réalisation des badges et des roll-ups.

N’oubliez jamais de remercier publiquement les bénévoles, c’est le minimum que vous puissiez faire !

Les fournisseurs

J’entends par fournisseurs, l’ensemble des prestataires auxquels vous allez faire appel pour votre événement. Il faudra une fois de plus être rigoureux quand aux factures et aux échéances de paiement. Ne soyez jamais en retard, ce qui vous placerez en situation de faiblesse dans le cas où vous auriez à réclamer une faveur.

Quelques informations complémentaires concernant les différents prestataires :

• Hôtel Ibis pour les orateurs et le staff : nous avions loué une demi-douzaine de chambres pour les orateurs non locaux et une partie du staff dans un hôtel à proximité de l’aéroport. Recherchez un hôtel calme, bien noté sur les sites de comparatifs, dont vous connaissez le niveau des prestations et qui dispose d’un parking avec accès facile. Un hôtel situé en centre-ville est à proscrire le plus souvent car inaccessible ou peu silencieux. Là encore, placez le curseur en fonction de votre budget ;
• Radisson Blu Hôtel pour la location de salles, le petit-déjeuner et la pause déjeuner en terrasse de la matinée : c’est l’un des postes de dépenses le plus élevé pour lequel vous devrez avancer des arrhes. Entretenez de bonnes relations avec eux est essentiel et prenez les devants en payant en temps et en heure pour afficher votre crédibilité ;
• Les Terrasses pour le restaurant du midi : nous voulions offrir à nos participants un repas complet pour le midi car il s’agit souvent d’un point négligé dans les événements quels qu’ils soient. C’est fort dommage car c’est le moment idéal pour se rencontrer et échanger – d’où le nom de notre association. Nous avions repéré un restaurant adjacent au lieu de l’événement capable d’accueillir 100 personnes sur une plage horaire d’environ 1H30. On peut dire qu’ils ont assurés royalement l’affaire avec un menu complet : assiette serrano, confit de canard avec des frites, gâteau basque en dessert, café et vin compris. Pour tout ce qui concerne les aspects alimentaires, prenez soin d’identifier les personnes végétariennes, intolérantes ou allergiques au gluten / lactose ou autre ;

Les participants

C’est l’inconnue de l’équation. Vous ne pouvez prévoir le nombre de participants à votre événement et en même temps c’est ce dernier qui fera de votre journée un succès ou non. Nous étions environ une centaine pour notre première édition, ce qui constituait notre objectif en interne au vue de la cible et de la thématique.

Chaque participant est différent par nature. Vous devez veiller à ce que tout se passe bien pour eux le jour J. Soyez simplement à l’écoute : la climatisation est trop forte, faites intervenir le technicien, comment se connecter au WIFI, remettez le coupon avec les identifiants, je suis végétarien, voyez avec les cuisines pour obtenir un repas adéquat, etc. Satisfaire les demandes dans la mesure du possible est de votre responsabilité.

En amont, communiquez par mail avec vos futurs participants en les informant du déroulement de la journée. Votre public a besoin de se projeter alors fournissez une adresse précise, l’heure de début et de fin, le programme des différentes interventions, et tout ce que vous jugerez utile.

Après l’événement, envoyez une enquête de satisfaction pour obtenir des retours de leurs parts. Cela permet à la majorité silencieuse de s’exprimer en tout anonymat.

Savoir communiquer

Informer, informer, informer : compris ?

Concevoir le site Web

Mickaël et moi-même sommes tous deux développeurs Web sous WordPress depuis de nombreuses années maintenant. Nous avons simplement créer un site complet dédié à l’événement sur le domaine wpmx.org en créant le sous-domaine 2015.wpmx.org.

Créer un site pour votre événement demande beaucoup de temps car, à la différence d’un projet client, il n’est jamais réellement terminé. Vous serez amené à le faire évoluer en permanence car il manque toujours quelques informations importantes.

Ne négligez pas le web-design et confiez la création du logo à un professionnel, comme Marina Mourguiart l’est. En effet, je vous rappelle que vous devez être crédible auprès de vos partenaires et que le site Internet est le support pour lequel vous maitrisez réellement le contenu – contrairement aux réseaux sociaux.

Si vous n’êtes pas technicien, identifiez rapidement des développeurs qui pourront rejoindre le staff.

Pour le WPMX Day 2015, nous avons utilisé notre propre thème WordPress avec WooCommerce et quelques plugins comme ACF Pro. Si vous visez l’international, prévoyez du multilingue !

Enfin, pensez également au référencement et aux actions de netlinking à mener.

Badges et autres supports de communication (roll-ups, goodies)

Les supports imprimés sont incontournables dans un événement : ils valorisent vos sponsors et créent une image de marque professionnelle.

Vous devez prévoir un badge par participant avec si possible une distinction entre les orateurs, les sponsors, la presse et les organisateurs. Partez du principe que les gens ne se connaissent pas dans la vraie vie, un avatar de profil sur les réseaux sociaux ne suffira pas toujours. Il faut pouvoir s’identifier rapidement afin d’échanger.

Autre point important, les badges servent à vérifier que les accès aux salles, restaurants et autres lieux promis aux participants leurs sont bels et bien destinés… et à eux seuls !

Dernier conseil relatif aux badges, trouvez des tours de cous n’est pas chose aisée… prenez de l’avance !

Pour les kakémonos ou roll-ups, prévoyez un temps de fabrication et de livraison alors ne tardez pas à prendre contact avec un fournisseur. Le plus long étant de regrouper les logos au format vectoriel et CMJN, ce qui vous fera vite perdre plusieurs jours d’attente. De plus, le recours à un professionnel est une évidence : Lucile Bouriaud nous a assisté avec gentillesse et rigueur.

Pour terminer, n’oubliez pas de prévoir du temps pour réceptionner les goodies et les transporter sur le lieu de l’événement.

Filmer votre événement

Cet aspect mérite un chapitre a lui tout seul. Assurer la captation vidéo lors d’une journée de conférences est un vrai challenge et je dois dire que c’était loin d’être évident jusqu’à la dernière minute.

Premier problème, trouver une caméra vidéo. Cette question est restée en suspend pendant des mois pour plusieurs raisons :

• En 2015, plus personne n’utilise de caméscope numérique c’est une réalité. Soit, mais filmez avec un téléphone portable plusieurs heures de vidéo c’est impensable ;
• Faire appel à une professionnel fut l’une de nos alternatives… mais cela nécessite un budget conséquent ;

Du coup, nous avons du acheter un caméscope HD dans la boutique la plus proche ce qui nous permettra de l’amortir au cours des prochains événements de l’association.

N’oubliez pas de prévoir plusieurs cartes mémoires pour couvrir la journée ainsi qu’un ordinateur de stockage avec plusieurs dizaines de giga-octets d’espace disque pour vider les rush à la mi-journée. N’attendez pas la fin de la journée et limiter les risques.

Enfin, l’achat d’un pied est carrément indispensable et – même si nous avons égaré le notre, vous en trouverez sur le Bon Coin pour une vingtaine d’euro.

Pendant la journée, confiez la captation vidéo à un bénévole est une obligation. Nous remercions à nouveau Olivier Gobet pour sa contribution, ce n’est pas de tout repos. Il faut notamment s’assurer que le son est correctement enregistré.

Une fois l’événement passé, vous aurez encore à gérer le montage vidéo. Des fichiers rush doivent en sortir des vidéos montées avec les logos des partenaires qui vont bien, un titre et envoyer le tout sur une plateforme de streaming. C’est un travail long et là encore merci à Olivier ! Les premières vidéos seront en lignes sous peu.

La captation vidéo offre de multiples avantages :

1. Vous permettez à vos participants de se remémorer la journée et de poursuivre leur apprentissage ;
2. Vous donnez envie à de futurs participants de venir assister à la prochaine édition ;
3. Vous communiquez sur plusieurs semaines à posteriori de l’événement ;

Réaliser des interviews des orateurs

Les intervenants sont les stars de la journée alors prolongez l’aventure en leur proposant d’être interviewé dans une salle réservée à cet effet. Plusieurs raisons bénéfiques à cela :

1. Vous pouvez poser des questions dans une atmosphère plus détendue et intimiste en espérant obtenir un scoop par exemple ;
2. Vous disposez de matière pour communiquer pendant plusieurs semaines à posteriori ;
3. Vous centrez la conversation sur l’orateur et non plus sur le sujet de la conférence ;

Comme pour la captation vidéo des conférences, il vous faut confier cela à une personne dédiée. Déborah Donnier assure cela très bien si vous cherchez quelqu’un ! 😉

Des photos pour immortaliser la journée

Rien de tel qu’un photographe professionnel pour capturer les meilleurs instants de votre événement. Là encore, établissez des contacts pour trouver un partenaire local qui pourra vous aider dans cette mission.

Ne vous privez pas de faire vos propres photos mais rien ne vaut le talent d’un expert du domaine comme Arnaud Legue peut l’être.

Du bon usage des réseaux sociaux

Le recours aux réseaux sociaux pour faire du “bruit” autour de votre événement est une solution incontournable même si vous ne devez pas vous cantonner à cette seule solution de promotion. C’est souvent le piège car le mail reste le canal incontournable.

Facebook et Twitter offrent de bonnes opportunités pour captiver l’attention sur votre journée. Gérer une page Facebook et un compte Twitter constituent des activités chronophages car n’oubliez pas que vous partez de zéro. Vous devrez y passer peu de temps à la fois mais souvent. Ce fut la mission de Noëlle, notre secrétaire qui est spécialisée en webmarketing.

Informer la presse et les politiques

La presse locale aura plaisir à couvrir ce type d’événement technologique qui dégage généralement une image positive de la ville. N’hésitez pas à les contacter ou à répondre à leur sollicitation, ce sont des partenaires qui renforceront votre crédibilité.

De même, les politiques (communauté de communes et municipalité) ne sont pas insensibles aux événements qui contribuent au rayonnement de la région. Informez-les de vos actions même si vous ne parvenez pas à les faire déplacer. Cela peut toujours aider au bouche à oreille et il vous sera plus facile d’aller réclamer une subvention pour la seconde édition par exemple si celle-ci s’avère être un succès.

Dans la mesure où le WPMX Day ciblait les institutions publiques, nous avons tissé des contacts intéressants avec les politiques locales. Faites de même !

Les after et les before

La soirée des orateurs et des sponsors

C’est le moment privilégié par excellence pour rencontrer vos orateurs et vos sponsors. Identifiez un bon restaurant dans un cadre sympathique avec un apéritif collectif.

Ce type de soirée coûte relativement cher mais pensez à négocier le prix par personne en fixant un menu commun. Dans notre cas, nous avions le choix entre une viande et une poisson.

Ne vous couchez pas trop tard pour démarrer en forme le lendemain et pensez à gérer le transport de tous les participants.

L’after

Si vous comptez organiser une soirée post-événement, plusieurs conseils :

1. Tâter le terrain et voyez si les gens attendent une soirée libre ou organisée : vous passerez déjà une journée entière avec des professionnels, ils voudront sans doute retourner profiter de leur soirée avec des proches – notamment si vous faites cela un weekend comme nous et que les participants viennent profiter de l’opportunité pour un séjour en famille  ;
2. Anticiper en faisant payer les participants à la soirée : demandez une vingtaine d’euro par personne est un minimum… ce qui par comparaison se rapproche du prix du billet de la journée. Pas toujours évident à justifier ;
3.  C’est autant d’organisation que la journée elle-même et vous n’en aurez peut être pas la force ni l’envie ;
4. Séparez le budget after de celui de la journée. Il s’agit d’un plus et non de quelque chose d’essentiel. N’allouez pas un budget si vous n’êtes pas en capacité de le faire dans de bonnes conditions ;

Nous concernant, nous avons proposé à celles et ceux qui le souhaitaient d’aller boire un verre de sangria à la côte des Basques. Plaisir des yeux avant tout !

La soirée s’est prolongée en comité restreint avec une partie du staff, les orateurs et des amis… ce qui s’est passé ensuite ne vous regarde pas. :p

Ressources complémentaires

Des collègues ont également traiter la question, je vous invite à lire leurs recommandations :

• Chez Very French Trip, un podcast vidéo sur l’organisation de meetups locaux ;
• La présentation sur Slideshare de Daniel Roch intitulée “Organiser un événement WordPress” ;
• Une autre présentation par Nicolas Birckel “Organiser son événement WordPress, design… ou autres !” ;

Nous arrivons au terme de ce guide que j’ai voulu le plus complet possible pour vous permettre d’organiser vos propres événements Web. Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à poster un commentaire pour obtenir des précisions sur un point en particulier ou sur des aspects que j’aurais omis de traiter. Merci de votre lecture !